Archivierung und elektronische Dokumente gewinnen zusehends an Bedeutung. Die Möglichkeit viele Dokumente auf kleinem Raum zu verstauen, und extrem schnell wieder zu finden, bietet sich nur mit einem geeigneten Dokumenten - Archivierungssystem.

Und zwar mit der Docbox, der vermutlich modernste Aktenschrank der Welt! Sparen Sie wertvolle Arbeitszeit und verschwenden Sie keine Zeit bei der Suche nach falsch abgelegten Dokumenten. Eine Anschaffung, die Geld spart! Den Zeit ist ja bekanntlich Geld!

Wie viel Zeit suchen Mitarbeiter nach Dokumenten?

Nach einer Seite nur ein paar Minuten?
Am Tag eine halbe Stunde?
Im Monat ein paar Tage?

Im Jahr ein ganzes Monatsgehalt?

Eine Beispiel-Rechnung zeigt Ihnen, was eigentlich ein klassischer Papier-Aktenschrank kostet, der den gleichen Umfang aufnehmen kann, wie die DOC-BOX! Zur Info, eine DOC-BOX kann etwa 30 Aktenschränke, bzw. 1500 Ordner aufnehmen. Ein Ordner fasst etwa 250 Blätter, plus Zwischenregister und es passen in etwa 50 Ordner im einen Aktenschrank.

 Nicht berücksichtigt ist die teure Arbeitszeit für:

- Lochen
- Ordner öffnen
- Abheften
- Beschriften
- Register einlegen
- Suchen
- Wiederfinden...

Mit der DOCBOX wird archivieren und das Finden von Dokumenten zum Kinderspiel!

Papierstapel einfach in die DOCBOX einscannen (Mit unseren leistungsfähigen Scannern oder Multifunktionsgeräten mit eingebauter Scanner-Funktion).

Ja, aber ...

Sie werden jetzt sagen, dass Sie auch nur ein paar Handgriffe benötigen, um Seiten aus Ordnern zu holen, wenn Sie bereits wissen, wo zu suchen ist!

Jetzt kommt der eigentliche Vorteil:

Die DOCBOX analysiert die eingescannten Seiten und erkennt den Text darauf. Sie kann dann in wenigen Sekunden ein paar 100.000 Seiten durchsuchen. --> Können Sie das auch ?

1) Beispiel: Rechnungsbeleg

Nehmen wir zum Beispiel mal einen Bewirtungsbeleg: Da steht ESPRESSO

2) Sucheingabe

Nein, wir geben nicht “ESPRESSO“ ein, sondern nur einen Teil “press“ und das auch noch klein geschrieben. Wir suchen auf Abteilungsebene, d.h. in allen Abteilungen

3) Das Ergebnis:

Gefunden: Abteilung “Verwaltung“, Aktenschrank “Reisekosten“ und Ordner “Klaus Durstig“

Fakten, die überzeugen:

8,5 % der Dokumente in einer normalen Papierablage gehen durch falsche Ablage für immer verloren.

15% der täglichen Arbeitszeit wird nur für Suchen verwendet.

Die DOC-BOX ist kinderleicht über den Internet-Browser zu bedienen. Kein Schulungsaufwand,
kurze Einweisung reicht meistens völlig aus.

Schluckt zwischen 5 und 100 komplette Papier-Aktenschränke auf kleinstem Raum, fast beliebig erweiterbar.
Zugriff von jedem Arbeitsplatz aus, auf dem der Internet Explorer läuft.

Lieferung erfolgt komplett fertig installiert, inklusive Hard- und Software.

In Ihrem bestehenden Firmen-Netzwerk muss nichts installiert werden, dadurch bleibt Ihr
Netzwerk “sauber”. 

Schnelles und einfaches Suchen spart bares Geld. Durchschnittlich bis zu 5000 Euro
im Jahr pro Mitarbeiter (lt. Studien von Forrester Research oder Mc Kinsey).

Hier einige Gründe für die DocBox:

Die DOCBOX liest automatisch jede Seite von links oben nach rechts unten durch. Die Texterkennung vermeidet daher Fehler bei der Eingabe von Schlagwörtern. Sie können daher nach allem suchen, was auf der Seite steht, nicht nur nach den mehr oder weniger willkürlich vergebenen Schlagworten.

So hat z.B. ein Lehrstuhl der TU München seine Dissertationen und Veröffentlichungen eingescannt. Das Problem war bis dahin, dass die Schlagworte, die vergeben wurden, entweder nicht die waren, nach denen gesucht werden sollte oder falsch getippt wurden.

Finden statt Suchen

Während Sie z.B. einen Anrufer am Telefon haben, haben Sie die Akte schon am Bildschirm ohne den Schreibtisch verlassen zu müssen und ohne den Anrufer zurückrufen zu müssen.

Der Anrufer weiss z.B. seine Versicherungsnummer nicht, sagt Ihnen aber, dass er einen Unfall in Garmisch-Partenkirchen hatte und sein Name "Huber" ist.

Sie geben "huber unfall kirchen" (Paten oder Partenkirchen, egal) in das Suchfeld ein. Sie haben die Seite in einer halben Sekunde am Bildschirm, der Anrufer wird sich wundern. Das spart nicht nur Zeit und damit Geld, sondern hinterläßt beim Anrufer auch einen sehr positiven Eindruck.

Auch wenn die Seite im falschen Ordner abgelegt wurde, die DOCBOX findet sie trotzdem.

Und Sie haben Zugriff auf die Seite, auch wenn gerade ein anderer Mitarbeiter den Vorgang bearbeitet.

Bedienung über Browser

Kunden nennen die DOCBOX auch "Google für Dokumente".

Die Bedienung der DOCBOX ist genauso einfach, wie das Surfen im Internet. Eine Schulung ist nicht nötig. Das spart Zeit und Geld.

Wenn es eine Programmerweiterung (Update) gibt, dann wird diese zentral auf dem DOCBOX-Rechner im Netzwerk installiert. Auf den Arbeitsplätzen muss nichts verändert werden. Das spart wieder Zeit und Geld.

Egal, welches Betriebssystem (Windows, Linux, MAC/OS, OS/2) man auf den einzelnen Arbeitsplätzen hat, der Zugriff geht immer, da immer auch ein Browser verfügbar ist.
 

Intelligentes Finden

Egal, ob Sie nach einem Text oder auch nur einem Teil eines Wortes auf der Seite suchen oder nach Ordnernamen oder nach speziellen Suchkriterien oder auch nach Barcodes.

Das Suchfeld durchsucht alles, und das wahnsinnig schnell.

Es gibt zwar wie bei Google auch die "Erweiterte Suche", aber wir kennen keinen Kunden, der die erweiterte Suche schon mal benutzt hat.

Faxen ist Out

Kennen Sie noch jemanden, der gerne ein Fax verschickt?
Haben Sie sich auch schon über die schlechte Qualtität eines Faxes geärgert?

Sparen Sie wertvolle Arbeitszeit. Suchen Sie sich eine Seite oder gleich 100 Seiten aus der DOCBOX. Wählen Sie drucken.

Es öffnet sich z.B. die Windows Bild- und Faxanzeige. Dort klicken Sie irgendwo aufs Bild der ersten Seite mit der rechten Maustaste und wählen "Senden an Email Empfänger".

Wenn Sie z.B. 100 Seiten schicken, dann sind diese in nur einer einzigen Datei (MultiTIF) in der der Empfänger blättern kann oder gleich weiterschicken kann.

Mit wenigen Mausklicks haben Sie die Seiten in sehr hoher Qualität an einen Empfänger geschickt, ohne dass Sie lange zum Faxgerät laufen müssen. Und auch der Empfänger wird es Ihnen danken, da er die Seiten in ordentlicher Qualität erhält und zwar direkt in seinem Email-Programm am Arbeitplatz und nicht am Faxgerät, das üblicherweise nicht in Reichweite ist.

Zukunftssicher - Die DOCBOX - eine zukunftssichere Investition

Die DOCBOX basiert auf einem Standard SQL Server, dadurch ist ein Umstieg auf ein komplexes DMS/Workflow-Paket später ganz einfach möglich.

SQL (Standard Query Language) ist eine weltweit standardisierte Zugriffssprache und damit die beste aller Schnittstellen, die eine Software bieten kann.

Selbst mit MS-ACCESS kann man auf die DOCBOX-Datenbank zugreifen.

Fangen Sie mit der DOCBOX an einzuscannen und sparen Sie sich die Verschlagwortung. Wenn sich die DOCBOX nach ein paar Jahren durch die enorme Zeitersparnis bereits mehrfach ausgezahlt hat und Sie eine umfangreichere Software mit Workflow einsetzen wollen, dann können die Daten ganz einfach von unserem SQL-Server zu einem anderen Programm - vorzugsweise auch mit SQL-Server - übernommen werden. 

Preiswert

Führen Sie doch mal eine Strichliste mit Zeiten, in denen Sie oder Ihre Kolleginnen oder Kollegen nach Dokumenten gesucht haben.

Fernzugriff

Zum Beispiel ein Kunde in Dornach bei München, der eine Niederlassung in Mailand hat. Die Mitarbeiter in Mailand greifen über Ihren Browser (ohne Software-Installation) direkt auf die DOCBOX in Dornach zu. Sogar das Einscannen von Mailand in die DOCBOX in Dornach ist möglich.

Legen Sie für Ihre Geschäftspartner doch Benutzer an. Das können Sie übrigens auch auf Ihrer kostenlosen Zweit-DOCBOX. Sie kopieren Seiten, die für den Geschäftspartner interessant sind, in dessen nur für ihn freigegebene Abteilung und dort in Aktenschränke und Ordner.

Die Geschäftspartner sehen dann nur, was Sie erlauben, alle anderen Abteilungen sind tabu. Statt lange ein Fax zu senden oder Dokumente per Email zu schicken, einfach Seiten markieren und in die Abteilung des Geschäftspartners kopieren, das wars.